PRODUKTDATEN STATT EXCEL
Vom Excel-Chaos zur skalierbaren Produktdatenplattform
Wenn Produktdaten über Jahre in vielen Tabellen wachsen, werden Pflege, Preisänderungen und Datenverteilung langsam und fehleranfällig. Sneak Peek analysiert diese Strukturen, überführt sie in ein einheitliches Datenmodell und schafft eine Arbeitsoberfläche, die zur Werbeartikelbranche passt.
Vier Schritte von gewachsenen Tabellen zu verlässlichen Produktdaten
Wir ersetzen nicht einfach Excel durch eine andere Software. Wir verstehen zuerst die vorhandenen Prozesse und bauen daraus ein System, das im Tagesgeschäft funktioniert.
SCHRITT 1 · AUSGANGSLAGE
Viele Excel-Dateien sind längst ein komplexes System
Artikel, Varianten, Preise, Bestände, Veredelungen und Vorkosten werden häufig in getrennten Tabellen gepflegt. Abhängigkeiten sind nur einzelnen Mitarbeitenden bekannt. Doppelte Einträge, widersprüchliche Werte und manuelle Übertragungen kosten Zeit und erhöhen das Fehlerrisiko.
- viele Dateien und manuelle Arbeitsschritte
- uneinheitliche oder doppelte Produktdaten
- hoher Kontrollaufwand bei jeder Änderung
- Wissen hängt von einzelnen Personen ab
SCHRITT 2 · ANALYSE UND STRUKTUR
Aus Tabellen entsteht ein einheitliches Datenmodell
Wir analysieren Dateien, Felder, Regeln und tatsächliche Arbeitsabläufe. Anschließend werden Artikel, Varianten, Kategorien, Preise, Währungen und Veredelungsinformationen in einer konsistenten Struktur zusammengeführt. Bestehende Daten können dabei importiert, bereinigt und validiert werden.
- Datenquellen und Abhängigkeiten erfassen
- Dubletten und Widersprüche erkennen
- Attribute und Kategorien vereinheitlichen
- Regeln für Preise, Währungen und Validierung definieren
SCHRITT 3 · ZENTRALE PFLEGE
Eine Arbeitsoberfläche für das tägliche Geschäft
Lieferanten erhalten eine zentrale Oberfläche für ihre Produktdaten. Neue Artikel lassen sich ergänzen, bestehende Daten aktualisieren und nicht mehr verfügbare Produkte entfernen. Auch Preisänderungen, Dollarkurse, Kategorien und Ausgabepartner werden kontrolliert gepflegt.
- Artikel und Varianten zentral verwalten
- Preise und Wechselkurse systematisch anpassen
- Daten prüfen und gezielt freigeben
- Änderungen nachvollziehbar statt verteilt bearbeiten
SCHRITT 4 · NUTZBARE AUSGABE
Verlässliche Produktdaten für Kataloge und Partner
Aus der zentralen Datenbasis entstehen konsistente Produktinformationen für Kataloge, Händler und weitere Ausgabekanäle. Änderungen müssen nicht mehr an vielen Stellen wiederholt werden. Das macht Produktdaten schneller verfügbar, besser kontrollierbar und leichter skalierbar.
- eine verlässliche Quelle für Produktinformationen
- strukturierte Ausgabe an definierte Partner
- weniger manuelle Korrekturen und Rückfragen
- eine belastbare Basis für weiteres Wachstum
Der Unterschied ist Branchenverständnis
Allgemeine PIM-Konzepte berücksichtigen häufig nicht, wie eng Artikel, Varianten, Veredelungen, Druckflächen, Vorkosten, Staffelpreise und individuelle Rabattsysteme in der Werbeartikelbranche zusammenhängen. Unser Team kennt diese Zusammenhänge aus der Praxis. Dadurch können wir Anforderungen schneller einordnen und Lösungen entwickeln, die Lieferanten und Händler tatsächlich nutzen können.
Branchenverständnis entscheidet darüber, ob aus einem IT-Projekt eine funktionierende Lösung wird.
Häufige Fragen zur Ablösung von Excel
Müssen alle vorhandenen Excel-Dateien sofort ersetzt werden?
Nein. Zuerst werden die bestehenden Dateien und Abläufe analysiert. Daraus lässt sich ein schrittweiser Übergang planen, ohne das Tagesgeschäft unnötig zu unterbrechen.
Können vorhandene Produktdaten übernommen werden?
Bestehende Daten können importiert, vereinheitlicht und nach gemeinsam definierten Regeln geprüft werden. Der konkrete Umfang hängt von Qualität und Struktur der Ausgangsdaten ab.
Ist die Lösung auf Werbeartikel-Lieferanten ausgerichtet?
Ja. Das Datenmodell berücksichtigt die branchentypischen Beziehungen zwischen Produkten, Varianten, Veredelungen, Vorkosten, Preisen, Rabatten und Ausgabepartnern.
Weitere Einblicke finden Sie unter Lösung und bei der Produktdatenlösung für Lieferanten.